Besoin de traduction, légalisation ou apostille?
Afin d’utiliser un document à caractère administratif dans un pays étranger, celui-ci doit faire l’objet d’une traduction assermentée. Mais dans certains cas, cela ne suffit pas. En effet, d’autres démarches, telles que l’apostille ou la légalisation, peuvent venir compléter le titre légal d’une traduction d’acte public ou privé. "Agence Visa" spécialiste des démarches administratives vous accompagne dans vos démarches.
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La légalisation ou l’apostille ? Le choix dépend principalement de la nature du document à traduire, du pays et de l’administration destinataires. Certains actes peuvent être dispensés de légalisation, tandis que d’autres sont soumis à l’apostille auprès de la cour d’appel. Toutes les traductions doivent être accompagnées des documents originaux, eux-mêmes pouvant être légalisés dans leur pays d’origine, vérifiez la réglementation appliquée à votre document pour chaque pays de destination en consultant le tableau-pays-mae.

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Authentification et la Certification du document.

Certification de la signature du document par la Mairie, CCI ou Notaire (localement) – sauf documents officiels (Kbis, état civil…).
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La Traduction assermentée et authentifiée.

En cas de traduction, la signature du traducteur assermenté doit être préalablement authentifiée (légalisée) auprès d’un tribunal.
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Ministère des affaires étrangères français.

Après les deux premières étapes, les documents doivent être visés par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères.
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Légalisation au Consulat, Apostille à la cour d'appel.

Au final, légalisation des documents auprès du consulat du pays de destination, et à la cour d’appel pour les apostilles.

Comment ça marche ?


Afin de connaitre les démarches, délais et tarifs spécifiques à la légalisation de vos documents, Envoyez un mail a “contact@agencevisa.com en indiquant:

  1. Le pays de destination.
  2. Si une traduction est nécessaire, la langue.
  3. Scannez et envoyez nous l’ensemble de vos documents à légaliser.
  4. Après vérifications de vos documents, un devis détaillé vous sera envoyer.
  5. Enfin, si devis accepter, envoyez vos documents originaux par poste, accompagné du règlement des frais.

 Notre service légalisation se charge de mettre tout les moyens nécessaires à l’exécution de votre demande. Pour plus d’informations, contactez-nous au 01 48 22 63 65.

La légalisation, définition, principe

Destinée aux administrations étrangères, la légalisation passe par l’authentification de la signature, du nom, de la fonction du signataire et du sceau ou du timbre associé. Formalité payante, elle concerne les actes publics d’ordre judiciaire, notarié, administratif, état civil ou encore les actes sous seing privé, à savoir, les contrats, les attestations sur l’honneur, les factures ou les certificats.vérifiez la réglementation pour votre document en consultant le tableau-pays-mae.

En France, la légalisation s’effectue auprès d’un notaire, d’une mairie, d’une administration publique ou du bureau des légalisations du Ministère des Affaires Étrangères (MAE). Les actes industriels ou commerciaux sont contrôlés par la Chambre de Commerce et de l’Industrie (CCI) et les certificats médicaux par le Conseil national de l’ordre des médecins. À l’étranger, il faut s’adresser au consulat ou à l’ambassade du pays émetteur du document.

La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.

La légalisation correspond exclusivement à une certification matérielle de signature et non pas à un certificat de conformité à la loi française.

Elle donne lieu à l’apposition d’un cachet spécifique sur tous les actes publics français destinés à être produits à l’étranger, sous réserve du régime juridique en vigueur entre la France et le pays destinataire. Le document légalisé par le ministère des affaires étrangères sera ensuite légalisé par l’ambassade ou le consulat de l’État étranger sur le territoire duquel l’acte doit produire ses effets.

Important :

Avant de présenter votre document à la légalisation, il est impératif de vous conformer notamment aux deux règles suivantes :

Sur l’acte à légaliser doivent figurer, en plus de sa signature, le nom et la qualité du signataire de l’acte. Sans ces indications, l’acte ne pourra pas être légalisé par le Bureau des légalisations du ministère des Affaires étrangères. Il convient de vous assurer que l’autorité ayant délivré l’acte a bien porté le nom et la qualité du signataire sur le document. Vous êtes en droit d’exiger la présence de ces indications dans l’acte.

En cas de traduction, celle-ci doit être effectuée par un traducteur assermenté auprès d’une Cour d’appel française à partir du document d’origine qui doit être lui-même légalisable. Doivent figurer sur le document d’origine et sur sa traduction : le tampon du traducteur, la signature du traducteur et un même numéro de traduction. La signature du traducteur assermenté doit être ensuite authentifiée par une mairie, une chambre de commerce ou un notaire. Le Bureau des légalisations ne pourra légaliser la traduction sans cette authentification préalable de la signature du traducteur. La traduction doit impérativement être présentée accompagnée du document d’origine.

  • Seuls des documents français peuvent être légalisés en France.
  • Seuls des documents originaux ou des copies certifiées conformes aux originaux par une autorité compétente peuvent être légalisés (pour les documents d’état civil ou casiers judiciaires : originaux uniquement).
  • Les documents sous seing privé doivent faire l’objet d’une certification de la signature par la Mairie, CCI ou Notaire localement.
  • Appel d’offres, Liste de colisage, Factures…
  • Certificat d’origine, Certificat export, Certificat sanitaire, Certificat d’exclusivité, Certificat de libre vente…
  • Certificat de marque, Certificat de bonnes pratiques de fabrication…
  • Attestation d’origine, Attestation de transport, Lettre de distribution…
  • Autorisation de mise sur le marché, Lettre d’autorisation…
  • Les pièces d’identité étant interdites de reproduction, elles ne peuvent pas être  légalisées. Les documents apostillés ne sont pas légalisables.

L’apostille, une procédure simplifiée


1/Qu’est-ce qu’une apostille ?

L’apostille est la formule prévue par la convention de la Haye du 5 octobre 1961, pour tenir lieu de légalisation simplifiée qui authentifie un acte public, lorsque cela est nécessaire (exemples : actes notariés, état civil…), sous la forme d’un cachet portant la mention Apostille. Elle se substitue par une formalité unique à la double légalisation obligatoire lorsque les deux Etats ont ratifié cette convention internationale.

Le cachet de l’apostille permet d’attester, dans les pays membres, la véracité d’une signature, d’un sceau ou d’un timbre exclusivement sur des actes publics, notamment ceux d’état civil. Tout comme la légalisation, elle ne tient compte ni des éléments contenus dans un document ni de leur exactitude. Portée à la connaissance de l’État, l’apostille est une démarche administrative s’effectuant auprès du parquet général de la Cour d’Appel du lieu de délivrance de l’acte en question.

L’apostille confirme seulement l’authenticité de la signature, du sceau ou du timbre sur le document, elle ne signifie donc pas que le contenu du document est correct ou que la république française approuve son contenu.

L’apostille est nécessaire dans le cas de procédure d’adoption ou de naturalisation. Il convient d’obtenir auprès du ministère des Affaires étrangères du pays signataire de la Convention de La Haye les coordonnées de l’organisme en mesure de délivrer les apostilles

2/ A quelle cour d’appel s’adresser ?

Chaque Cour d’appel est compétente pour délivrer l’apostille sur les actes publics dont le signataire de l’acte ou l’autorité ayant apposé une mention d’enregistrement ou de certification se situe sur son ressort.

Les extraits de casiers judiciaires ne peuvent être apostillés que par la cour d’appel de Rennes qui détient en la matière une compétence exclusive (Cour d’Appel de Rennes, Place du Parlement de Bretagne CS 66423 35064 RENNES CEDEX).

Les certificats de non pourvoi délivrés par la cour de cassation ne peuvent être apostillés que par la cour d’appel de Paris qui détient en la matière une compétence exclusive (Cour d’Appel de Paris, service de l’apostille – 34, quai des orfèvres – 75055 PARIS CEDEX 01).

La convention Apostille ne s’applique pas aux actes établis par des agents diplomatiques ou consulaires. La convention exclut également de son champ d’application certains actes administratifs portant sur des opérations commerciales ou douanières (par exemple les certificats d’origine, les licences d’importations ou d’exportations ne sont pas susceptibles d’être apostillés.)

Le document présenté en vue d’être apostillé doit porter en original :
- la signature de l’autorité
- la qualité et le nom du signataire
- le sceau (ou timbre) de l’autorité

  • Seuls des documents français et originaux peuvent être légalisés en France.
  • des actes d’état civil (certificats de naissance, de mariage et de décès…).
  • des actes judiciaires (certificats de non appel de décisions, jugements, extraits de casiers judiciaires, Kbis…).
  • des actes notariés (attestations, actes de notoriété, procurations, testaments, donations…)
  • des actes administratifs (avis d’imposition, diplômes scolaires, universitaires, certificats de scolarité…).
  • Les déclarations officielles (apposées sur un acte sous seing privé : mentions d’enregistrement, visas pour date certaine, certification de signature, copie certifiée conforme…).
  • Les diplômes émis par des institutions privées ne peuvent être apostillés directement, ils doivent être munis d’un certificat officiel délivré par une personne ou autorité compétente (notaire, avocat, agence…) qui authentifie la signature apposée sur le diplôme.

1/ Une traduction assermentée :

C’est une traduction qui est certifiée conforme à l’original grâce à une mention « traduction certifiée conforme à l’original », accompagnée du cachet, des date et signature du traducteur assermenté. C’est la seule solution, en France comme à l’étranger, pour que la traduction ait la même valeur juridique que le document d’origine.

Types de documents concernés par ce type de traductions :

  • extraits d’actes de naissance, extraits d’actes de mariage, actes de décès
  • testaments, actes de divorce, jugements.
  • statuts de sociétés, bilans de sociétés.
  • actes notariés, actes de procédures, actes d’huissiers.
  • pièces administratives, permis de conduire, diplômes.

Il n’y a qu’un traducteur assermenté qui puisse effectuer ce type traduction, et dans des conditions bien particulières pour revêtir le caractère de « traduction certifiée conforme à l’original ». Il faut au minimum :

  • joindre l’original
  • la signature du traducteur assermenté
  • le sceau du traducteur
  • le numéro unique d’enregistrement de la traduction

AGENCE VISA respecte scrupuleusement toutes les règles et la déontologie requises pour garantir à ses clients des traduction assermentées ayant une valeur juridique identique au document original.

2/ Une traduction certifiée :

Traduction certifiée ou certifiée conforme à l’original, ou traduction jurée, est une traduction certifiée conforme par un traducteur assermenté (ou traducteur expert). La traduction bénéficie de la mention « traduction certifiée conforme à l’original », ainsi que du cachet, date et signature du traducteur assermenté.

La traduction est ainsi « certifiée ». Seul un traducteur assermenté peut certifier les traductions, en y apposant son cachet et sa signature sur la traduction et sur l’original pour certifier la conformité de la traduction avec l’original.

Nous intervenons auprès des entités suivantes :

  • Traducteurs assermentés (toutes langues).
  • Cours d’appel d’île-de-France (Apostille).
  • Ministère des Affaires Étrangères à Paris.
  • Chambre de commerce et de l’industrie de Paris (départements : 75-92-93-95-78)
  • Chambre de commerce Franco – Arabe.
  • l’Ordre des médecins, l’Ordre des pharmaciens.
  • Ambassades et Consulats étrangers à Paris et toute la France.